Kebijakan Privasi WERK

Terima kasih telah memilih dan menggunakan PT KerjaKu Kerja Hebat dan afiliasinya (“KKH” atau “Kami”) untuk manajemen perusahaan Anda. Kebijakan Privasi ini adalah kebijakan dari kami untuk mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data Anda sebagai pengguna Situs web atau aplikasi Werk sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Kami komitmen penuh dalam melindungi Informasi Pribadi Anda dan bertanggung jawab dalam menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan data yang berintegritas tinggi, menjadikan keamanan Informasi Pribadi Anda sebagai prioritas utama kami. Kebijakan Privasi ini berlaku bagi semua pengguna Layanan yang mengakses melalui dan menggunakan situs web dan aplikasi kami, termasuk setiap pihak yang bekerja sama dengan kami.

Dengan dunia kerja yang semakin kompleks, Kami berusaha mengembangkan berbagai layanan yang akan membantu Anda dalam pekerjaan sehubungan dengan bidang-bidang yang termasuk namun tidak terbatas pada SDM (Sumber Daya Manusia), keuangan, dan komunikasi internal yang sejalan dengan sektor SDM dan operasional perusahaan. Namun, tidak menutup kemungkinan untuk mencakup bidang-bidang lainnya di kemudian hari. Layanan Kami termasuk namun tidak terbatas pada Werk ESS, Werk Personalia, Werk Kehadiran, Werk Job Portal, Werk Penggajian, Werk CRM, Werk Intranet, Werk LMS, dan layanan-layanan lainnya mana pun yang akan dikembangkan oleh Kami seiring berjalannya waktu (disebut “Layanan”).

Pengantar

Kami akan menjelaskan bagaimana dan mengapa kami memproses Informasi Pribadi Anda serta ketentuan dan tanggung jawab kami terkait pemrosesan Informasi Pribadi Anda.

Kami menegaskan bahwa dalam mengumpulkan dan memproses Informasi Pribadi Anda, kami dapat bertindak atas nama dan/atau berdasarkan instruksi dari klien kami selaku pengendali dari Informasi Pribadi Anda sebagaimana hal tersebut berdasarkan ketentuan perjanjian yang telah Kami miliki dengan klien. Dalam kondisi tersebut, sebelum Anda menggunakan layanan kami dan/atau menyerahkan Informasi Pribadi Anda atas Layanan Kami, artinya Anda telah memberikan persetujuan secara penuh kepada klien untuk memproses Informasi Pribadi Anda melalui kami.

Dengan menggunakan Layanan Kami dan berdasarkan persetujuan dari klien serta Anda sebagai pengguna, Anda telah memberikan persetujuan secara penuh kepada kami dan setuju dengan semua ketentuan yang ada dalam Kebijakan Privasi ini. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk membaca Kebijakan Privasi ini agar Anda memahami bagaimana kami mengelola Informasi Pribadi Anda dan perlindungan data yang kami terapkan.

Kami berharap Kebijakan Privasi ini dapat memberikan pemahaman tentang komitmen kami dalam melindungi Informasi Pribadi Anda. Apabila Anda memerlukan pertanyaan lebih lanjut atau penjelasan lebih lanjut terkait Kebijakan Privasi kami, kami siap membantu Anda melalui bagian “Kontak” dalam Kebijakan Privasi ini. Namun, apabila Anda tidak setuju dengan Kebijakan Privasi ini, Anda berhak memilih apakah akan menggunakan Layanan Kami atau tidak.

Definisi

Cookies: File kecil yang menyimpan preferensi dan aktivitas Anda saat mengunjungi situs web.
Hukum Privasi: Hukum privasi dan perlindungan data yang berlaku di yurisdiksi tertentu yang mengatur pengumpulan, penggunaan, pengungkapan, penyimpanan, dan hak akses atas Informasi Pribadi.
Hukum yang Berlaku: Semua undang-undang, peraturan, kebijakan, dan izin atau persyaratan dari peradilan atau badan otoritas yang berlaku selama berlakunya Kebijakan Privasi ini.
Informasi Pribadi: Termasuk Informasi Sensitif atau Data Pribadi yang berkaitan dengan individu yang dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Informasi yang kami kumpulkan

Kami mengumpulkan informasi saat Anda berinteraksi dengan kami dan menggunakan Layanan Kami, mencakup:

Data Identitas: Informasi diri sebagai keperluan terkait dengan fitur-fitur Layanan kami, termasuk nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, swafoto.
Data Kontak: Informasi untuk menghubungi Anda, seperti alamat email, nomor ponsel, nomor kontak lain atau Informasi kontak darurat, alamat rumah, alamat kontak.
Data Biometrik: Informasi berupa gambar wajah yang dikumpulkan selama proses absensi untuk mengidentifikasi dan memverifikasi kehadiran karyawan.
Data Akun: Informasi terkait akun Werk Anda, seperti alamat email pengguna dan kata sandi untuk akses ke semua fitur Werk.
Data Transaksi: Informasi mengenai riwayat transaksi keuangan, termasuk penggajian karyawan, pengajuan anggaran, penggantian biaya sesuai kebijakan, dan pinjaman. Catatan: Apabila perusahaan Anda berlangganan Layanan Learning Management System (LMS) untuk karyawan, maka transaksi tersebut juga akan dicatat di sini.
Data Pembayaran: Informasi terkait pembayaran atau transfer yang Anda lakukan melalui Layanan Kami, termasuk namun tidak terbatas pada data yang berkaitan dengan penggunaan, pembayaran, rincian penerima (termasuk informasi rekening mereka), metode pembayaran yang digunakan, jumlah pembayaran, serta rincian tagihan dan faktur.
Data Kinerja: Informasi terkait pencapaian dan dukungan untuk pengembangan karier, termasuk Key Performance Indicators (KPI), serta tugas dan proyek yang sedang atau sudah dikerjakan.
Data Perangkat: Informasi terkait model perangkat, sistem operasi dan versinya, perangkat lunak, nomor IMEI, nama dan versi file, bahasa yang dipilih, pengenal unik perangkat, pengenal iklan, nomor seri, informasi gerakan perangkat, serta informasi jaringan seluler yang digunakan untuk mengakses Layanan Kami.
Data Lokasi: Informasi lokasi Anda saat menggunakan Layanan Kami dan apabila Anda memberikan izin kepada aplikasi, yang dapat ditentukan dengan berbagai akurasi melalui GPS, alamat IP, sensor perangkat, serta informasi terkait perangkat di sekitar Anda, seperti titik akses Wi-Fi, menara seluler, dan perangkat yang mengaktifkan Bluetooth.
Data Catatan (Log): Informasi catatan yang diterima oleh server kami, seperti alamat IP perangkat, tanggal dan waktu akses, fitur atau halaman yang dilihat, aktivitas sistem lainnya, jenis browser yang digunakan.
Data Teknis: Informasi terkait penggunaan Layanan Kami, seperti user ID, alamat IP, halaman yang dilihat, durasi kunjungan, layanan pesan dan pencarian, ID perangkat internet atau alamat kontrol akses media, serta informasi teknis perangkat, termasuk produsen, model, sistem operasi, dan laporan crash perangkat yang Anda gunakan.

Cara Kami Mengumpulkan Informasi

Kami mengumpulkan Informasi Pribadi Anda dengan beberapa cara berbeda, yakni:

Langsung dari Anda: Saat Anda mendaftar dan membuat akun Werk, serta menggunakan Layanan Kami dengan hanya dan/atau mengunjungi situs web atau aplikasi kami.
Secara tidak langsung: Melalui pihak ketiga yang bekerja sama dengan kami, termasuk informasi dari sumber data publik seperti catatan pemerintah apabila diperlukan dan sebagaimana diwajibkan.
Melalui Aktivitas Daring: Menggunakan Cookies dalam mengumpulkan Data Penggunaan dan Perangkat Anda saat menggunakan Werk seperti aktivitas penelusuran, halaman yang dilihat, alamat IP, dan lokasi (jika diizinkan).

Informasi ini dikumpulkan saat perangkat Anda mengakses server kami, misalnya, saat aplikasi diunduh dari Google Play Store dan Apps Store atau diperbarui secara otomatis. Informasi yang dikumpulkan mencakup seperti jenis perangkat Anda, nama operator, laporan kerusakan.

Jika Anda tidak Sign-In ke akun Werk, informasi ini disimpan dengan ID unik terikat pada perangkat, aplikasi, atau browser Anda. Namun, jika Anda masuk, data yang dikumpulkan akan tersimpan dalam akun Werk dan dianggap sebagai informasi pribadi.

Apabila Anda memberikan Informasi Pribadi milik individu lain kepada kami (seperti Data Pribadi pasangan, anggota keluarga, atau pihak lain), dapat dinyatakan bahwa Anda telah memperoleh persetujuan dari individu tersebut untuk kami dapat mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan memproses Data Pribadi mereka.

Cara kami menyimpan, menghapus, dan mengembalikan data

Kami menyimpan Data Anda selama menggunakan dan/atau memanfaatkan Layanan Kami. Penyimpanan Data ini bertujuan agar Anda dapat memanfaatkan Layanan Kami terkait data biometrik absensi, pengajuan cuti dan lembur, dan lainnya. Seiring waktu, Layanan Kami akan mengumpulkan banyak catatan, beberapa di antaranya berisi informasi pribadi terkait individu.

Kami akan menghapus Data Anda, termasuk Data Pribadi dan Data Biometrik, setelah Anda berhenti menggunakan Layanan Kami. Anda dapat juga meminta (i) salinan Data Anda dan/atau (ii) penghapusan Data Anda, paling lambat dalam 30 hari kalender setelah pengakhiran Layanan. Namun, Data biometrik seperti foto absensi akan disimpan hingga 90 hari sejak tanggal pengambilan sebelum dihapus secara permanen dari sistem Kami.

Cara kami menggunakan informasi Anda

Kami mengumpulkan Informasi Pribadi Anda yang memiliki dasar hukum dengan tujuan:

Untuk menyediakan layanan utama, mengelola akun, dan mendukung operasional pengguna terdaftar.
Untuk menyesuaikan dan meningkatkan produk melalui kecerdasan buatan untuk memberikan pengalaman personal.
Untuk mengkomunikasikan informasi terkait penggunaan layanan dan memberikan dukungan teknis.
Untuk mengirimkan informasi pemasaran dan promosi yang relevan melalui berbagai saluran komunikasi (email, SMS, media sosial).
Untuk memverifikasi identitas pengguna dan menjaga keselamatan operasional.
Untuk mendaftarkan, mengelola akun, serta menginformasikan aktivitas pada platform.
Untuk melakukan pemeliharaan, pengembangan, dan kustomisasi layanan sesuai kebutuhan pengguna.
Untuk mendeteksi dan mencegah penipuan serta meningkatkan keamanan jaringan dan sistem IT.
Untuk mematuhi hukum dan merespons permintaan dari otoritas berwenang.
Untuk membagikan data dengan afiliasi atau pihak ketiga, seperti vendor atau mitra, bila diperlukan untuk transaksi atau promosi.
Untuk penggunaan fitur-fitur dalam Layanan Kami yang mungkin memerlukan Data Pribadi Anda, seperti dalam Layanan Absensi, Data Pribadi seperti swafoto digunakan untuk pencatatan kehadiran.

Kami menggunakan berbagai macam teknologi untuk memproses Informasi Pribadi Anda sesuai Tujuan yang telah disebutkan di atas. Dengan sistem otomatis, kami dapat menganalisis konten Anda guna memberikan hasil pencarian dan fitur yang disesuaikan dengan cara Anda menggunakan Layanan Kami, serta mendeteksi penyalahgunaan seperti spam, malware, ataupun konten ilegal.

Sehubungan dengan tujuan yang kami jelaskan, Anda memiliki hak untuk menarik persetujuan kapan saja melalui klien selaku pengendali Informasi Pribadi atau menghubungi kami melalui “Kontak” dalam Kebijakan Privasi ini.

Cara kami membagikan informasi Anda

Kami dapat membagikan Informasi Pribadi Anda, apabila:

Anda telah memberikan persetujuan.
Diwajibkan oleh hukum yang berlaku.
Diminta oleh pemerintah atau berdasarkan perintah pengadilan.

Kami pastikan pengungkapan ini sesuai dengan kebijakan privasi dan tidak akan menjual atau menyewakan informasi pribadi Anda kepada pihak lain. Sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini, Kami hanya akan mengungkapkan, memberikan akses, atau membagikan Informasi Pribadi Anda dengan persetujuan Anda.

Apabila Anda menyetujui pengungkapan kepada pihak ketiga, maka Kami diizinkan untuk mengirimkan data tersebut, dan Anda membebaskan Kami dari tanggung jawab atas pemrosesan oleh pihak ketiga. Kami menyarankan Anda untuk meninjau kebijakan privasi pihak ketiga sebelum memberikan persetujuan.

Selain pengungkapan sebagaimana kami sampaikan di atas, Informasi Pribadi Anda juga dapat terungkap ketika menggunakan fitur Platform atau media sosial kami, sehingga harap diperhatikan bahwa Informasi Pribadi yang Anda atau pihak lain bagikan dapat dilihat oleh publik. Kami tidak bertanggung jawab atas informasi yang Anda ungkapkan di ruang publik dan penggunaannya oleh pihak lain yang tidak terikat dengan Kebijakan Privasi ini.

Informasi Pribadi Anda dapat terungkap situs web atau tautan pihak ketiga yang terkait dengan Layanan kami. Informasi Pribadi yang Anda berikan di situs tersebut berada di luar kendali kami sehingga kami tidak bertanggung jawab atas informasi yang Anda bagikan di situs-situs tersebut, dan kami menyarankan Anda untuk meninjau kebijakan privasi mereka sebelum memberikan informasi lebih lanjut.

Hak dan pilihan Anda

Kami dapat membagikan hak Anda atas informasi pribadi sehubungan dengan pemrosesan melalui situs web atau aplikasi Kami, yakni:

Akses dan Perbaikan: Anda berhak untuk mengakses informasi pribadi Anda yang kami miliki dan meminta salinan data tersebut. Anda dapat mengedit atau mengubah atau menghapus informasi pribadi kapan saja.
Penghapusan dan/atau Pemusnahan: Anda berhak meminta penghapusan informasi pribadi Anda dalam situasi tertentu, seperti apabila data sudah tidak diperlukan. Namun, kami tetap harus mematuhi kewajiban hukum yang berlaku.
Pembatasan Pemrosesan: Anda dapat meminta pembatasan pemrosesan informasi pribadi Anda pada keadaan tertentu, seperti Anda meragukan keakuratan informasi tersebut.
Penarikan Persetujuan: Anda dapat menarik persetujuan kapan saja, namun hal tersebut mungkin dapat membatasi atau menghentikan akses Anda ke layanan kami.

Sehubungan dengan permohonan Anda untuk menarik kembali persetujuan Anda, penarikan persetujuan tersebut memungkinkan dapat mengakibatkan penghentian akun atau hubungan kontraktual Anda bersama Kami, dengan kewajiban yang masih harus dipenuhi.

Setelah menerima pemberitahuan untuk menarik persetujuan guna pemrosesan Informasi Pribadi Anda, Kami akan menginformasikan kepada Anda tentang konsekuensi yang mughkin terjadi atas penarikan tersebut sehingga Anda dapat mempertimbangkan keputusan ini lebih lanjut.

Kami berhak menolak permintaan penarikan apabila permintaan tersebut tidak relevan dengan Informasi Pribadi yang kami simpan atau jika pemohon tidak memiliki otoritas sah atas data tersebut, atau jika permintaan tersebut bertentangan dengan ketentuan Hukum yang Berlaku atau kebijakan internal kami.

Pengajuan hak Anda

Untuk mengajukan hak-hak sesuai Kebijakan Privasi ini, mohon kirimkan permohonan beserta alasan yang jelas agar kami dapat menilai validitasnya. Kami membutuhkan informasi identitas Anda, seperti Nama Lengkap, Alamat Domisili, Nomor Telepon, Salinan Identitas, dan alasan permintaan tersebut. Semua permintaan tersebut wajib dikirimkan melalui alamat surat elektronik kami, yaitu admin@werk.co.id.

Catatan: Permintaan yang dikirim melalui metode selain yang diatur dalam Kebijakan Privasi atau tanpa informasi lengkap, mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk diproses atau tidak dapat kami respon tepat waktu.

Penggunaan Cookies

Kami menggunakan cookies untuk meningkatkan pengalaman Anda saat menggunakan situs web atau aplikasi kami guna membantu kami memahami cara Anda berinteraksi dengan Layanan Kami. Dengan cookies, kami dapat:

Mengingat Preferensi Anda: Kami menyimpan informasi Masuk dan pengaturan yang Anda pilih untuk memudahkan akses di kunjungan berikutnya.
Menganalisis Perilaku Pengguna: Kami mengumpulkan data untuk memahami pola penggunaan dan meningkatkan layanan kami.
Menawarkan Layanan yang Disesuaikan: Cookies memungkinkan kami menyajikan konten dan penawaran yang relevan dengan kebutuhan Anda.

Anda dapat mengelola preferensi cookies dan berhak memilih menerima atau menolak berbagai jenis cookies melalui pengaturan di browser Anda. Anda memahami bahwa sebagian besar browser menerima cookies secara otomatis, sehingga mungkin Anda perlu menghapus atau menonaktifkan cookies secara manual jika Anda tidak menginginkan cookies tersebut digunakan*.*

Kami sangat menghormati privasi Anda dan berusaha memberikan Anda kendali penuh atas penggunaan cookies di situs web dan/atau aplikasi kami yang disesuaikan dengan preferensi Anda. Dengan mengelola preferensi cookies, Anda dapat menyesuaikan pengalaman Anda di situs web dan/atau aplikasi kami yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Namun, harap diperhatikan bahwa jika menonaktifkan cookies, mungkin dapat memengaruhi fungsi dan pengalaman Anda saat menggunakan situs web dan/atau aplikasi kami.

Akses terhadap informasi Anda

Kami membatasi akses terhadap Informasi Pribadi Anda hanya kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas dan relevansi, yaitu:

Administrator atau Tim HR Perusahaan Anda: Administrator atau tim HR yang ditunjuk oleh perusahaan Anda memiliki hak akses untuk mengelola data yang diperlukan, termasuk data kehadiran, pengajuan cuti, atau informasi lain yang relevan dengan operasional perusahaan.
Karyawan: Anda sebagai pemilik data memiliki hak untuk mengakses dan mengelola Data Pribadi Anda melalui Layanan Kami, sesuai dengan batasan akses yang ditetapkan.
Pihak Ketiga: Kami dapat memberikan akses kepada pihak ketiga dan/atau affiliansi yang bekerja sama dengan Kami, seperti penyedia layanan teknologi atau pemrosesan data, namun hanya setelah memperoleh persetujuan resmi dari Anda.

Kami memastikan bahwa semua pihak yang diberikan akses terhadap Data Pribadi Anda mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku serta standar keamanan data yang ketat. Kami tidak mengizinkan akses tidak sah terhadap Informasi Pribadi Anda dan menggunakan teknologi keamanan terkini untuk mencegah pelanggaran. Anda dapat menghubungi kami untuk informasi lebih lanjut tentang kebijakan akses data ini.

Keamanan Informasi Anda

Kami sangat peduli dengan keamanan Informasi Pribadi Anda dengan menerapkan standar ISO 27001 dalam Sistem Manajemen Keamanan Informasi untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data. Langkah-langkah yang kami ambil untuk melindungi Informasi Pribadi Anda, yakni:

Standar Keamanan Tinggi: Kami menerapkan teknologi canggih untuk melindungi data Anda dari akses yang tidak sah.
Tindakan Mandiri: Pastikan untuk menjaga detail Akun dan kata sandi Anda tetap rahasia serta tidak membagikan detail tersebut kepada siapa pun.
Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Akses Terbatas: Semua data pribadi hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang atau pihak ketiga yang berwenang, dan personel tersebut akan diinstruksikan untuk mematuhi ketentuan Kebijakan ini ketika mengakses informasi pribadi tersebut.
Data Terenkripsi: Informasi sensitif yang Anda kirimkan kepada kami akan dilindungi dengan enkripsi, sehingga aman dari pengintaian.

Kami berkomitmen untuk menjaga keamanan Data Pribadi Anda melalui penerapan sistem perlindungan yang memadai, termasuk penyimpanan data di server Kami. Sistem ini dirancang untuk mencegah akses, penggunaan, pengungkapan, atau perubahan data secara tidak sah.

Namun, Kami tidak dapat menjamin keutuhan dan keakuratan Informasi Pribadi yang Anda berikan melalui internet mengingat pengiriman informasi melalui internet tidak sepenuhnya aman. Kami menyarankan Anda untuk berhati-hati saat memberikan Data Pribadi selama menggunakan Layanan Kami.

Anda bertanggung jawab atas kelalaian dalam menjaga Data Pribadi yang terjadi di luar tanggung jawab Kami. Harap diingat, tidak ada sistem transmisi atau penyimpanan data yang sepenuhnya aman, sehingga kewaspadaan Anda sangat diperlukan.

Pembaruan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Apabila terdapat perubahan, kami akan memberitahu Anda melalui situs web dan/atau aplikasi kami. Perubahan terhadap Kebijakan ini akan ditandai dengan tanggal revisi yang diperbarui di bagian atas halaman ini, dan perubahan tersebut akan berlaku segera setelah kebijakan diperbarui. Kami mendorong Anda untuk memeriksa kebijakan ini secara berkala guna memastikan Anda selalu memahami ketentuan terbaru.

Bahasa

Apabila Kebijakan Privasi ini tersedia dalam beberapa bahasa dan terdapat ketidaksesuaian antarbahasa, maka teks dalam Bahasa Indonesia yang akan tetap berlaku.

Kontak

Apabila Anda ingin mengajukan pertanyaan mengenai pemrosesan Data Anda atau pertanyaan lainnya yang berhubungan dengan Kebijakan Privasi ini, silakan menghubungi Kami melalui email, yaitu admin@werk.co.id.

Catatan Penting

Kebijakan Privasi ini berlaku hanya untuk pengguna dan tidak memberikan hak kepada pihak ketiga. Kami tidak memiliki kewajiban selain yang diatur dalam kebijakan ini.

Terima kasih telah membaca dan menyetujui seluruh informasi yang ada pada Kebijakan Privasi kami.